O sucesso de qualquer organização é construído sobre sólida base financeira. Aumentar a receita é parte da equação mas encontrar economias é outra forma de melhorar a lucratividade. É por isso que a gestão de custos – incluindo níveis de custos, estrutura de custo e desenvolvimento de custo – é um desafio para qualquer negócio ou instituição, independente do setor ou mercado. A recessão e o longo caminho para recuperação tem colocado mais pressão nas organizações públicas e privadas para cortar custos em todos os níveis e em todas as áreas do negócio.
O “Barometer Cost Management”, uma pesquisa anual em gestão de custos entre empresas Europeias, conduzida pela Expense Reduction Analysts e a EBS Business School, define a Cultura corporativa como um dos cinco fatores de sucesso em gestão de custos juntamente com Organização, Estratégia, Informação e Ferramentas. O campo chave da “Cultura” inclui temas como motivação de todos as partes envolvidas em gestão de custos, a atitude da empresa em relação à comunicação interna, o nível de participação da gerência sênior na gestão de custos, a responsabilidade individual dos colaboradores em relação a um comportamento orientado para custos, sua competência em gestão de custos, bem como suas oportunidades de treinamento individuais.
Lidere pelo exemplo e comunique
Esforços sustentáveis e de sucesso em redução de custos devem ser orientados por uma filosofia de gestão de custos inserida na cultura da empresa. Isto é mais do que mudar o budget todo ano. Se grandes economias e negociações são responsabilidade do C-level, economias médias e pequenas são de todos. A comunicação é uma ferramenta essencial na implantação de uma cultura de redução de custos, inspirada e dirigida pela gerência. Compartilhar informação sobre custos por toda organização e relacionar tal conhecimento à estratégia corporativa, deveria ser o primeiro passo na redução de custos.
Explicar o valor de economizar dinheiro em termos equivalentes à receita e o que isso afeta o resultado geral da empresa, pode ajudar os colaboradores a entenderem melhor o cenário por trás das medidas de redução de custos. Por exemplo, se eles perceberem que $1M em redução de custos da empresa podem ser equivalentes a $5-10M em vendas, eles podem ficar mais inclinados em encontrar áreas para redução de custos. Os colaboradores devem entender que nenhum custo ou área de despesa deve ser considerada “sagrada” ou incontestável. Se o envio de documentos, por exemplo, costuma ser aéreo/mesmo dia, considere terrestre/dois dias. O resultado final é que nenhuma pequena oportunidade deve ser negligenciada: redução de custos deve estar na cabeça de todos.
Conheça os padrões de gastos
Para onde está indo o dinheiro? Despesas com overhead devem ser reagrupadas e escrutinadas de forma a criarem padrões de gastos bem definidos. Esta análise, muitas vezes não realizada devido à falta de tempo e recursos, poderá revelar oportunidades de economias desapercebidas. Erros podem custar caro quando descontos não são aplicados, quando notas fiscais apresentam erros, ou quando os mesmos produtos ou serviços são contratados separadamente por diferentes departamentos. Uma revisão nos gastos também irá mostrar outros problemas como gastos desnecessários ou estoques redundantes.
Reconheça necessidades genuínas e padrões de consumo
Entendendo padrões de consumo (identificando o que é comprado e o que é usado dentro da empresa) pode expor as forças e fraquezas do processo corrente. Isto torna possível o reagrupamento das requisições dos diferentes serviços e locais para alavancar o poder de compra e obter melhores preços. Esta análise poderá também mostrar se os recursos disponibilizados aos colaboradores (TI, Telecom, Equipamentos, etc) estão sendo usados corretamente em seu potencial máximo. Examinando dados de consumo – assim como processos e políticas – pode ajudar a direção da empresa a reformular e redirecionar a cultura de gastos, e revigorar a eficiência. É essencial repensar o relacionamento com os fornecedores: eles estão recebendo a informação correta? Os pedidos de cotação são detalhados e precisos de forma a propiciar ao fornecedor oferecer os melhores e mais relevantes produtos, serviços e preços?
Avaliar e desenvolver metas
Assim que os padrões de gastos são identificados, fazer um benchmark deve ser o próximo passo. O benchmark, uma ferramenta de melhoria de qualidade, é uma forma de comparar as práticas da sua empresa com as de outras similares. Busca identificar padrões e melhores práticas a serem aplicadas para melhorar a performance. Os resultados do benchmark devem levar ao desenvolvimento de metas de economias. Os alvos são realistas e atingíveis?
Monitore os resultados
Os resultados terão que ser monitorados regularmente para documentar economias reais, para ajustar mudanças ou novas exigências, e para assegurar que todos os termos e condições negociados estão sendo cumpridos.
Um programa de gestão de custos efetivo e sustentável, espalhado por toda a organização, exige uma abordagem estratégica, combinada com a filosofia de economias enraizada na cultura de empresa. Esforços para engajamento e incentivo dos colaboradores, análise dos padrões de consumo e gastos, e monitoramento dos resultados, são os principais fatores que levam às economias.
(Tradução do artigo “Developing a corporate cost-saving culture” publicado na newsletter “Cost Savings Today” da Expense Reduction Analysts – ERA)
Publicado por Ari Célia em 17-02-2017